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Politique de confidentialité

À la Fondation SOCAN, nous nous engageons à respecter et à protéger votre droit à la vie privée. C'est pourquoi nous avons adopté une politique visant à assurer la plus grande confidentialité des renseignements personnels et des affaires de nos demandeurs et récipiendaires de subventions. 

Ce qui est protégé

La Fondation SOCAN protégera les « renseignements personnels » de ses demandeurs de subventions, des candidats à ses concours et de ceux avec qui elle traite. Les renseignements personnels désignent toute information, enregistrée ou non, concernant une personne identifiable à l'exception du nom, de la fonction, de l'adresse de courriel, de l'adresse au travail ou du numéro de téléphone ou de télécopieur d'un employé d'une organisation.

Protection de la confidentialité au Canada

Cette politique de confidentialité a été instaurée pour assurer le respect des normes établies par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (PRPDE) du Canada. La Loi fixe les règles de base sur la façon dont les organisations du secteur privé peuvent recueillir, utiliser, conserver et divulguer des renseignements personnels, et veille à ce que les besoins légitimes de ces organisations en matière de renseignements personnels respectent les droits de l'individu.

 

Nos dix principes de confidentialité - en bref

La Fondation SOCAN sera fidèle aux dix principes suivants dans la protection des renseignements personnels :

Principe 1 – Responsabilité

La Fondation SOCAN sera responsable des renseignements personnels qu'elle recueille, utilise et divulgue.

Principe 2 – Détermination des fins de la collecte

La Fondation SOCAN expliquera les raisons justifiant la collecte, l'utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels.

Principe 3 – Consentement

La Fondation SOCAN demandera votre consentement avant de recueillir, d'utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels sauf si cela est requis ou permis par la loi.

Principe 4 – Limitation de la collecte

La Fondation SOCAN ne recueillera que les renseignements dont elle a besoin dans l'exercice de ses activités.

Principe 5 – Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation

La Fondation SOCAN n'utilisera, ne divulguera et ne conservera que les renseignements personnels dont elle a besoin dans l'exercice de ses activités.

Principe 6 – Exactitude

La Fondation SOCAN prendra les mesures nécessaires afin de veiller à ce que les renseignements personnels dont elle dispose soient exacts.

Principe 7 – Mesures de sécurité

La Fondation SOCAN prendra les dispositions nécessaires pour protéger vos renseignements personnels.

Principe 8 – Transparence

La Fondation SOCAN présentera sa politique de confidentialité à ses demandeurs de fonds ou aux candidats à ses concours et les informera sur les politiques et méthodes relatives à la gestion de leurs renseignements.

Principe 9 – Accès aux renseignements personnels

La Fondation SOCAN permettra à ses demandeurs et candidats d'accéder à leurs renseignements personnels.

Principe 10 – Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes

La Fondation SOCAN mettra sur pied un mécanisme permettant à un individu de contester la façon dont elle s'acquitte de ses obligations en regard de cette politique de confidentialité.

 

Nos dix principes de confidentialité - en détail

Principe 1 – Responsabilité

Pour s'assurer que la Fondation SOCAN demeure responsable de la façon dont elle utilise, recueille et divulgue vos renseignements personnels, un agent des normes de confidentialité a été nommé afin de veiller à ce que la Fondation SOCAN se conforme à cette politique.

Veuillez adresser toute question relative à la politique de confidentialité de la Fondation SOCAN ou à l'application de cette politique à :

Agent des normes de confidentialité

Fondation SOCAN 
41, promenade Valleybrook 
Toronto (Ontario) M3B 2S6

Téléphone : (416) 445-8700
Sans frais : 1-800-55-SOCAN (1-800-557-6226)
Courriel : privacy.officer@socan.ca en indiquant « Fondation SOCAN » dans la ligne objet

Principe 2 – Détermination des fins de la collecte

Lorsque vous présentez une première demande de fonds à la Fondation SOCAN ou que vous vous inscrivez pour la première fois à un de ses concours, nous vous indiquons que, outre votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone, nous avons besoin de certaines informations pour :

C'est pourquoi les informations que nous collectons habituellement peuvent comprendre :

Les renseignements personnels et l'information financière que nous recueillons à votre égard et à celui de votre entreprise sont principalement utilisés par la Fondation SOCAN pour communiquer avec vous, étudier vos demandes de fonds ou d'inscription à un de nos concours, administrer nos programmes d'aide et nos concours, établir des bases de données et permettre à la Fondation SOCAN de s'acquitter de ses obligations juridiques, commerciales et légitimes, d'établir des statistiques et de se conformer à la Loi de l'impôt sur le revenu

Principe 3 – Consentement

Avant de recueillir, d'utiliser ou de divulguer tout renseignement personnel concernant ses demandeurs de fonds et les candidats à ses concours, la Fondation SOCAN veillera à obtenir votre consentement en toute connaissance de cause. La Fondation SOCAN s'efforcera dans une mesure raisonnable de vous expliquer la raison pour laquelle l'information sera utilisée ou divulguée, à moins que cela ne soit évident.

Comme condition de l'acceptation d'une demande de fonds ou d'admissibilité à un de ses concours, la Fondation SOCAN ne vous demandera pas de consentir à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels outre ceux que requièrent les objectifs explicitement stipulés et justifiés.

Vous pouvez offrir votre consentement au moment où vous faites une première demande de fonds, ou à un moment ultérieur, de la façon suivante :

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de certaines restrictions légales ou contractuelles et d'un avis raisonnable. La Fondation SOCAN vous informera des conséquences de ce retrait.

La Fondation SOCAN ne sera pas tenue d'obtenir votre consentement pour recueillir,  utiliser ou divulguer vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes :

Principe 4 – Limitation de la collecte

La Fondation SOCAN ne recueillera que les renseignements personnels dont elle a besoin pour exercer correctement ses activités et par des moyens justes et licites. 

Principe 5 – Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation

La Fondation SOCAN n'utilisera et ne divulguera pas de renseignements personnels pour des motifs autres que ceux pour lesquels ils ont été recueillis, sauf si la personne y consent ou si la loi l'exige. En fait :

En outre, vos renseignements personnels ne sont conservés que tant qu'ils sont nécessaires à la Fondation SOCAN pour exercer ses activités tel qu'exigé par la loi. Les documents contenant des renseignements personnels devenus inutiles sont systématiquement éliminés comme suit :

Principe 6 – Exactitude

Si vous nous démontrez que vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, la Fondation SOCAN corrigera toute erreur et veillera à ce que vos renseignements soient mis à jour.

Principe 7 – Mesures de sécurité

La Fondation SOCAN protège les renseignements personnels par les mesures suivantes :

De plus, tout sous-traitant extérieur pouvant avoir accès à des renseignements personnels est tenu de signer un accord de confidentialité lui interdisant d'utiliser ou de divulguer toute information dont il pourrait avoir eu connaissance au cours de son mandat à la Fondation SOCAN.

Principe 8 – Transparence

La Fondation SOCAN remettra à tous ses demandeurs ou candidats un exemplaire de sa politique de confidentialité et fera en sorte que toutes les informations concernant les politiques et les méthodes relatives à la gestion de leurs renseignements personnels soient disponibles à tous.

Principe 9 – Accès aux renseignements personnels

Vous pouvez accéder à vos renseignements personnels en présentant une demande écrite au directeur de la Fondation SOCAN, qui est tenu d'y répondre dans les 30 jours. La Fondation SOCAN indiquera l'utilisation qui a été faite de ces renseignements et la liste des tiers à qui ils ont été divulgués.

La Fondation SOCAN peut choisir d'interdire l'accès aux renseignements personnels en sa possession pour l'une ou l'autre des raisons suivantes :

Si la Fondation SOCAN refuse l'accès aux renseignements, elle en informera par écrit le demandeur, lui indiquant le motif de son refus et les recours auxquels il a droit.

Principe 10 – Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes

Toute préoccupation relative au respect de cette politique par la Fondation SOCAN doit être signalée par écrit à l'agent des normes de confidentialité (à l'adresse indiquée ci-dessus). Ce dernier devra accuser réception de votre plainte dans les 15 jours.

L'agent des normes de confidentialité fera enquête sur chaque plainte reçue et rendra sa décision dans les 60 jours de sa réception. Si la plainte s'avère fondée, la Fondation SOCAN adoptera les mesures qui s'imposent, y compris, le cas échéant, la modification de ses politiques et de ses pratiques.

Mise à jour de cette politiqueI

La Fondation SOCAN se réserve le droit de modifier ou d'amender cette politique de confidentialité en tout temps. Aucun élément contenu dans cette politique ne permet d'établir un contrat ou une entente entre la Fondation SOCAN et une autre partie. Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette politique de confidentialité pour prendre connaissance de tout changement.

La dernière modification de cette politique de confidentialité a été effectuée le 20 octobre 2006.